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Numérisation

Description du service

Votre organisation conserve ses documents depuis plusieurs années et vous cherchez une façon sécuritaire et légale de les entreposer? La numérisation s’avère une solution très intéressante à envisager. Le CSPQ offre des services de numérisation à l’ensemble des ministères et organismes, au réseau de l’éducation et à celui de la santé et des services sociaux ainsi qu'aux municipalités. Les services peuvent être offerts clés en main, jumelés à d’autres services (impression, distribution, conservation et entreposage). 

Les services de numérisation regroupent l’ensemble des activités visant à convertir les documents analogiques (papier, microformes, cartographiques, etc.) en documents numériques (électroniques) afin d’en faciliter l’accès, la préservation et la consultation. 

Ce que le service comprend

Services de numérisation

Ces services sont répartis en deux catégories, soit la numérisation massive et la numérisation de courrier entrant. La numérisation massive correspond à une quantité de documents déterminée, et ce, pour une période définie, tandis que la numérisation de courrier entrant traite une quantité variable et continuelle de documents.

  • Analyse du besoin 
  • Service-conseil en numérisation 
  • Détermination des orientations
  • Réception, tri et mise en lots
  • Préparation matérielle des documents
  • Numérisation, indexation et saisie
  • Reconnaissance optique de caractères
  • Traitement des images
  • Contrôle de la qualité
  • Plan d'action et stratégie de mise en œuvre du projet de numérisation 
  • Assurance qualité à chacune des étapes du processus

En option

La numérisation offerte par le CSPQ ne comprend pas la conservation et l’entreposage  à long terme des documents numérisés; toutefois, ces services sont offerts par le CSPQ. 

Niveaux de service

Disponibilité du service

Le service est accessible du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30. Toutefois, il est possible d’effectuer des projets spéciaux de numérisation massive les soirs et les fins de semaine.

Délai d’obtention du service

Dès la réception de la demande, le CSPQ entreprend les démarches pour offrir le service.

Modalités de partenariat

Le CSPQ s’assure de :

  • attribuer les contrats et en faire le suivi
  • contrôler la qualité des services rendus
  • prendre en charge la facturation

De son côté, le client doit :

  • nommer un responsable pour tous les échanges opérationnels et fonctionnels avec le CSPQ
  • fournir au CSPQ une liste des documents à numériser

Tarification

La tarification est établie en fonction du niveau de service convenu et de la consommation du client, à coût complet.

Soutien à l'utilisation

Un chargé de projets du Service de la numérisation et de l'impression vous accompagnera tout au long du processus.

Pour obtenir ce service

Division de la numérisation

Service à la clientèle 

Pour information supplémentaire

Chef de division : Luc Pichette

Dernière mise à jour : 31 janvier 2017

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Information générale

Ligne CSPQ

418 644-CSPQ (2777)

1 855 644-CSPQ (2777)

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